Mit digitalen Tools die Aufgaben der Zukunft erledigen. Mit dem Digitalisierungsvorhaben und der Software bautool hat die Firma Karl Köhler im Februar 2024 den zweiten Platz beim Sonderpreis Digitalisierung im Rahmen der digitalBAU-Messe in Köln erhalten.
Hintergrundinformationen
Das Ziel der Firma Karl Köhler GmbH bestand zunächst darin, den gesamten Prozess der Geräteverwaltung (inkl. Schalung und Verbrauchsstoffe) von der Bedarfsmeldung über die Disposition, Kommissionierung, Instandhaltung, Tourenplanung, bis hin zur internen Leistungsverrechnung zu digitalisieren. Dabei sollte die tägliche Frustration reduziert werden, die durch Suchen und Nachtelefonieren von Informationen und der Mehrfachpflege diverser Listen entsteht.
Zur Vervollständigung der internen Ressourcenverwaltung sollte die Personalplanung sowie die digitale Zeiterfassung in die neu entwickelte Software integriert werden.
Da das mittelständische Bauunternehmen keine geeignete Software auf dem Markt fand, die deren Anforderungen entsprach, entwickelten sie in Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen prodactive GmbH eine praxisnahe und umfassende Ressourcenverwaltung für eigene Geräte und Personal.
Die Nutzung von bautool im Unternehmen
In einem Interview erklärte der Geschäftsführer Horst Köhler: “Bei uns werden die organisatorischen Prozesse der Ressourcenverwaltung, der Logistik sowie der Verfügbarkeitsplanung nun nicht mehr mittels Papier und Excel-Listen bewältigt. Die notwendigen Informationen zu den Ressourcen (Personal und Material) sind zentral an einer Stelle verfügbar, sodass alle Projektbeteiligten – vom Mitarbeiter auf der Baustelle über den Polier, den Bauleiter und die Disposition bis hin zu den Lagerplatzmitarbeitern und Fahrern – auf derselben Informationsgrundlage arbeiten.”
Die Integration mit Microsoft365 vervollständigt das Digitalisierungsvorhaben in Bezug auf die Zusammenarbeit bei Dokumenten und Kommunikation. Baudokumentation, digitales Bautagebuch, Baustellenfotos und digitale Besprechungsprotokolle sind geräteunabhängig an einem Ort gespeichert. Die Verwendung von Hauptlisten macht die Überführung von Informationen von einer Excel-Liste in eine andere überflüssig.
Marcell Erwerle, Leiter der Baunebenbetriebe und Projektleiter von bautool, berichtet: “Vor bautool jonglierten wir mit diversen nur teilweise verknüpften Excel-Dateien und suchten oftmals verzweifelt nach dringend benötigten Geräten, Datenblättern und Ersatzteillisten. Unnötige Lieferfahrten, Telefonate und unleserliche Papier-Lieferscheine waren an der Tagesordnung. Seit der Einführung von bautool sind diese Probleme deutlich reduziert. Wir haben unsere Bestände und Zustände im Blick und teilen unsere Übersicht mit allen projektbeteiligten Mitarbeitern. So schaffen wir Transparenz über den gesamten Prozess und die Kostenauswertung – auf Knopfdruck! Kurz gesagt: bautool erleichtert uns die Arbeit, spart Zeit, Geld und Nerven.”
Das Team gewinnt mit bautool:
- Bequeme Bestellung von Geräten, Schalung und Verbrauchstoffen über den eigenen Webshop, welcher eine geplante Logistik inkludiert
- Überblick über alle Baustellenbestände, Kosten und Projektinformationen
- Reduzierung von Suchzeiten
- Vermeidung von Fremdmieten durch proaktive Buchungsverwaltung mit Nachverfolgung und Erinnerungsfunktion
- Echtzeitinformationen mit Telematik-Abgleich
- Mitarbeiter haben geräteunabhängig Zugriff auf aktuelle Informationen, einschließlich Sicherheitsdatenblätter und Aufbau- und Verwendungsanleitungen
- Übersicht aller Wartungsintervalle und Reparaturvorgänge inkl. Schadensmeldungen
- Personalplanung und direkte Kommunikationsmöglichkeit die Beteiligten über den Einsatz zu informieren
- Direkte Zeitenerfassung auf das Bauprojekt
